Osa 4: Digivision tuoma muutos on korkeakoulunsa näköinen

Blogisarjassa ”Mikä muuttuu, kun Digivisio?” kuullaan muutosohjelmaa vuosina 2022-2024 luotsanneen projektipäällikkö Eeva-Leena Forman ajatuksia muutosmatkan varrelta.

Digivisio-hankkeessa digitransformaatiokehitystä on viety eteenpäin yhtenä korkeakoulurintamana. Korkeakoulut ovat vieneet Digivisio-tavoitteisen kehittämisen omiin prosesseihinsa ja etenevät oman suunnitelmansa mukaisesti kohti Digivision mahdollistamia palveluja.

Digivision ensimmäisen palvelun eli Opin.fi-palvelun käyttöönotto toteutetaan kolmessa ryhmässä. Näistä kaksi ryhmää eli 29 korkeakoulua, on tuonut opintotarjontaansa palveluun, kun se avautuu keväällä 2025.

Kyse ei ole vain opintotarjonnan siirtämisestä. Ennen kuin se voi tapahtua, on palvelun konepellin alla tehty paljon työtä, samoin korkeakoulun erilaisissa tukipalveluissa ja akateemisessa kentässä mm. pedagogisissa ja laatukysymyksissä, viestinnässä ja kaiken lähtökohtana olevassa päätöksenteossa ja johtamisessa.

On otettu kantaa pohtimalla ja asettamalla oman korkeakoulun tavoitteet. Tärkeitä pohdintoja on käyty esimerkiksi digitaalisiin ympäristöihin ja lähiopetukseen liittyen siitä, mitä uusi palvelu tulee ratkaisemaan ja miten siihen on hyvä suhtautua korkeakoulussa.

”Tulevaisuuteen on kuitenkin katsottava ja haettava vaihtoehtoja – kukaan ei toistaiseksi ole onnistunut kovin hyvin ennustamisessa, mutta varautumisesta kyllä palkitaan. Tärkeintä on tehdä valintoja, ja niiden pohjalta päättää toimista. Haastavaksi yliopistoissa asian tekee aina, että koko yhteisön sitoutuminen valintojen taakse ei synny ilman perusteellista keskustelua ja omakohtaisuutta. Tyytyväisyystakuuta päätöksille ei myöskään ole. Silti väitän, että varautumisessa on suurta viisautta, kun ymmärrämme, miksi ilmiöitä, kuten digitaalisuus, ei saa nostaa niille kuuluvasta rengin asemasta korkeammalle. ”
Tapio Koivu. Digitaalisuus – hyvä renkikö? Tulevaisuuden kolme vaihtoehtoa.

Muutos kaipaa sanoitusta ja tekoja – tunnistimme onnistumisia ja sudenkuoppia

Tässä hetkessä mielessäni on erityisesti kaksi muutoskoordinaattoreilta saatua palautetta, jotka haluan jakaa:

”Muutosohjelma aloitettiin liian aikaisin, konkretiaa joutui odottamaan liian kauan, kun nyt vasta alkaa tapahtua.”

Palaute liittyy siihen, että 29 korkeakoulua on nyt kädet savessa Opin.fi-palvelua omaan korkeakouluun tuomassa ja beta-vaihe on näyttänyt kyntensä. Asia alkaa konkretisoitua todeksi.

Muutosjohtamisen yksi haaste on muutoksen sanoittaminen, joka konkretisoi muutoksen toiminnaksi. Matka strategisen tason tavoitteiden ja konkreetiksi toimiksi toteutuvan kehittämistyön välillä voi olla pitkä ja sekin on tunnistettu, että osin menemme eri tahdissa eri korkeakouluissa.

Muutostyön haastavuuden näkökulmasta ajattelen, että ei pidä myöskään unohtaa valmistelevaa työtä, joka on pitänyt korkeakoulussa tapahtua ennen kuin muutos voi jalkautua käytännön toimiksi ja saada pysyvää jalansijaa sekä saada tuulta edelleenkehittämiselle. Valmisteleva työ on mahdollistavaa työtä, joka voi nyt konkretisoitua näkyväksi toiminnaksi.

Toisessa palautteessa todettiin:

”Arvostan sitä, että olen voinut olla mukana tällaisessa kansallisessa korkeakoulujen yhteisessä hankkeessa. Siihen ei kaikilla ole ollut mahdollisuutta.”

Tämä on helppo allekirjoittaa ja moni muutoskoordinaattori sen tuntui allekirjoittavankin. Jos nyt kysyttäisiin, lähtisitkö uudestaan, jos tietäisit, mitä on tulossa, oma vastaukseni olisi helppo: ihan heti lähtisin.

Muutoksen onnistumisen yksi tärkeä tekijä on arvostuksen ja työn merkityksellisyyden kokeminen. Toinen on johtaminen ja sen ympärille kytkeytyykin monta yhtäkkiä erilliseltäkin näyttävää asiaa, kuten muutosjohtamisessa koetuista onnistumisista on ollut todettavissa.

Muutostyö ei ole rakettitiedettä, jos ei aina ihan helppoakaan

Muutosohjelman valmisteluvaiheessa meitä osatoteuttajia Digivisiossa oli mukana Turun yliopistosta, Haaga-Heliasta, Lapin ammattikorkeakoulusta ja Satakunnan ammattikorkeakoulusta. Silloin teimme tutkimuksiin ja korkeakoulujen muutosprosesseihin liittyvät selvitykset, joilla oli yhtymäpintaa Digivisio-tavoitteiseen muutosohjelmaan.

Tavoitteena oli löytää tekijöitä onnistuneiden isojen ja laajasti henkilöstöä koskettavien muutosten takana, korkeakoulukonteksti oli myös tässä kiinnostava. Muutos saattoi liittyä suoraan digitransformaatioon, pedagogiseen työhön tai vaikkapa organisaatiorakenteeseen.

Tunnistimme aineistoista erikseen onnistumista tukevat tekijät ja sudenkuopat. Kun muutosohjelmassa olemme matkan varrella keskustelleet onnistumisista ja mahdollisista estävistä tekijöistä, huomaamme palaavamme uudestaan näiden onnistumisia tai sudenkuoppia rakentavien tekijöiden äärelle. Siispä vielä kerran, näiden tekijöiden vaikuttavuus kannattaa todellakin tunnistaa tässäkin muutostyössä.

Muutosjohtamisessa koetut onnistumiset

• Selkeä, sanoitettu visio ja strategia ja kyvykkyys mitata tuloksia
• Tunnistetaan muutoksen kokonaisvaikutus: organisaation muutosvalmiuden ja -kyvykkyyden tiedostaminen
• Ylin johto ja keskijohto: vuorovaikutus ja yhteinen tahtotila. Muutosta vie teenpäin ryhmä, jolla on ylimmän johdon tuki
• Lähtökohdat huomioivien muutosjohtamisen menetelmien soveltaminen
• Henkilöstön yhteistyöhön panostaminen. Osallistava ja valmentava johtamisote läpi muutoksen.
• Arvostuksen kokeminen
• Oman työn johtamisen tunne. Psykologista turvallisuutta ja luottamusta tukeva organisaatiokulttuuri
• Tuen palvelevuus
• Muutosviestien konkreettisuus ajassa
• Henkilöstö ymmärtää, mitä muutos tarkoittaa heidän työssään

Muutosjohtamisessa koetut haasteet 

• Muutoksen sanoittaminen. Ajatellaan, että muutos on lineaarinen eikä tunnisteta sen prosessimaista luonnetta
• Selkeät vastuut
• Suunnitelmallisuus ja sen sitominen aikaan
• Osaamisen itsearviointi voi olla ylioptimistista eikä yhteydessä oikeaan osaamistasoon
• Luottamus johdon toimintaan
• Yhteiset tavoitteet: korkeakoulujen professiotraditio ja käsitys tiedosta muodostuu portinvartijuudeksi, joka estää relevantinkin tiedontuojien ja tietolähteiden hyödyntämisen
• Tiedottaminen
• Kehittämiskokeilujen määräaikaisuus ja yhteiskehittäminen

Mahdolliset haasteet on tehty voitettaviksi ja onnistumiset koettaviksi. Tärkeää on antaa tunnustus sille, että niin hankkeessa kuin korkeakouluissa on tehty hienoa työtä jatkuvan oppimisen ja oppijan eteen, ja on ollut ilo olla muutosta kuljettamassa yhdessä korkeakoulujen ja Digivisio-hankkeen toimijoiden kanssa.  

Muutoksen johtamisen tarve jatkuu. Suuntaa tarkastellaan ja toimia mietitään, kun analytiikkatietoa ja kokemustietoa Opin.fi-palvelun toimivuudesta saadaan korkeakouluissa. Odottavin ja luottavaisin tunnelmin mennään kuitenkin kohti kevättä ja Opin.fi-palvelun avausta oppijoille ja korkeakouluille. 

Eeva-Leena Forma 
Projektipäällikkö 
Toiminnallinen muutos ja muutosjohtamisen tuki 

Digivision hanketoimistossa lempinimen ”korkeakoulukuiskaaja” saanut Eeva-Leena Forma on luotsannut muutosohjelmaa vuosina 2022-2024. Ohjelma tukee korkeakouluja Digivision edistämässä toiminnallisessa muutoksessa ja muutosjohtamisessa. Työtä on tehty tiiviissä yhteistyössä 37 korkeakoulun muutoskoordinaattorin kanssa hankkeessa kehitettävien palvelujen ja toimintamallien vaatimien muutosten parissa ja niiden edistämiseksi korkeakouluissa. Muutoskoordinaattoriverkostossa osaamista on jaettu eri korkeakoulujen välillä ja sen työn tukeminen on ollut tärkeä osa muutosohjelmatyötä. Eeva-Leena palaa päätoimeensa Satakunnan ammattikorkeakouluun alkuvuodesta 2025.

Lue myös blogisarjan muut osat: