Oikeanlainen organisoituminen on menestyksen kannalta keskeistä

Miten organisoitua 37 korkeakoulun yhteisessä isossa hankkeessa, jotta konkreettisia arvoa tuottavia ratkaisuja saadaan kehitettyä tehokkaasti?

Kun 37 suomalaista korkeakoulua yhdistää voimansa yhteiseen hankkeeseen, kyseessä on väistämättä monimutkainen kokonaisuus, jossa oikeanlainen organisoituminen ja toimintamallit ovat menestyksen kannalta keskeisiä. Haluamme nyt avata, miten olemme onnistuneet Digivisio 2030 -hankkeessa kehittämään konkreettisia, arvoa tuottavia ratkaisuja tehokkaasti.

Digivisio-hankkeen ensimmäinen iso näkyvä tuotos on Opin.fi-palvelu, joka kokoaa 37 korkeakoulun avoimen opintotarjonnan löydettäväksi yhdestä palvelusta. Palvelun betavaihe vietiin läpi kahdeksan korkeakoulun kanssa loppuvuodesta 2024, ja varsinainen lanseeraus on määrä aloittaa huhtikuun 2025 aikana.

Arvovirran kirkastamisella fokusta ja tukea priorisointiin

Hankkeen laajuus on vaatinut tarkkaa työn priorisointia, jotta resursseja ei hajauteta liikaa. Isoon julkiseen hankkeeseen kohdistuu helposti monenlaisia odotuksia eri sidosryhmiltä, joten fokuksen pitäminen keskeisimmissä tavoitteissa on tehokkuuden ja tulosten aikaan saamisen kannalta todella tärkeää.

Digivisio 2030-hankkeessa tämä on tarkoittanut:

• valintaa, että ensimmäisessä vaiheessa hanke keskittyy erityisesti jatkuvaan oppijaan
• jatkuvan oppijan arvovirran jäsentämiseen jatkuvan oppijan sekä korkeakoulun näkökulmasta
• arvovirran avulla yhteisen ymmärryksen luomista arvon muodostuksesta ja kehitystarpeiden tunnistamisesta

Korkeakoulujen osallistaminen ja loppukäyttäjien kuuleminen

Digivisio 2030 -hanke on Suomen korkeakoulujen yhteinen hanke, jota korkeakoulut ohjaavat. Tämä vahvistaa luonnollisesti korkeakoulujen sitoutumista hankkeeseen, mutta samalla haastaa, miten voidaan kehittää ketterästi uutta digitaalista palvelua huomioiden eri organisaatioiden tarpeet ja intressit.

Hankkeessa on luotu rakenteet:

• Korkeakoulujen yhteiseen päätöksentekoon hanketta ja palvelua koskien. Vastuulla päätös tavoitteista, pelisäännöistä, suurista linjoista sekä palvelun ylätason konsepteista.
• Korkeakoulujen tarpeiden, nykyratkaisujen ja reunaehtojen kartoittamiseen ja ratkaisuvaihtoehtojen ketterään testaamiseen. Tässä keskeinen rooli on ollut kolmella erillisellä pilotointivaiheella, joista kuhunkin joukko korkeakouluja on osallistunut.
• Keskeisiin aihealueisiin strategisen ja taktisen näkemyksen muodostaminen yhteistyössä. Tässä keskeinen rooli on ollut teemaryhmillä, joihin eri korkeakoulut ovat nimenneet aihealueen asiantuntijoita. Keskeisiä aihealueita ovat olleet esimerkiksi koulutustarjonta sekä data ja analytiikka.
• Toiminnan tason muutoksen käsittelyyn ja koordinointiin hankkeen ja korkeakoulujen välillä. Tässä keskeinen rooli on ollut muutosohjelmalla ja muutosjohtamisen tuella, johon korkeakoulut ovat kiinnittäneet omia henkilöitään.

Korkeakoulut ovat päättäneet osallistumisen tasosta suhteessa omaan tahotilaansa, mutta keskeiset päätökset on tehty aina kaikkien korkeakoulujen kesken yleiskokouksessa.

Hankkeessa on ollut alusta asti myös selvää, että palvelun loppukäyttäjien eli jatkuvien oppijoiden ja heidän tarpeiden ymmärtämisen tulee olla keskiössä. Oppijoiden osallistamista on tehty moninaisilla palvelumuotoilun keinoilla ja hankkeessa onkin opittu yhdessä korkeakoulujen kanssa, miten eri tavoin voidaan ymmärtää oppijoiden tarpeita.

Yhteistyö tiimien rajat ylittäen

Vaikuttavat tulokset vaativat paljon enemmän kuin yksittäisten tiimien ketteryys. Tässä hankkeessa keskeistä on ollut luoda rakenteet ja toimintamallit, jotka mahdollistavat saumattoman yhteistyön eri tiimien välillä ottaen myös korkeakoulut mukaan kehitystyöhön. Tässä hankkeessa se on tarkoittanut muun muassa:

• Kehitystiimien välistä tiivistä yhteistyötä, joissa ratkaisusuunnittelu ja testaus eivät ole omia toimintojaan, vaan osana kehitystiimejä.
• Korkeakoulujen toiminnallista muutosta fasilitoivien ja tukevien tiimien tuomista tiiviisti teknisen kehityksen rinnalle.
• Säännöllisiä tiimit ylittäviä kohtaamisia, joissa ei niinkään raportoida tekemisiä, vaan jaetaan oppeja ja jalostetaan tiimirajat ylittäviä asioita.
• Kulttuurin luomista, jossa tiimien välinen yhteistyö ei ole poikkeus vaan vakiintunut toimintatapa.

Yhteisellä rytmillä ja tavoitteilla selkeyttä suuntaan

Monimutkaista kokonaisuutta on helpompi johtaa samaan suuntaan yhteisellä selkeällä rakenteella sekä yhteisillä jaetuilla tavoitteilla. Digivisio 2030 -hankkeessa on pyritty selkeään rakenteeseen ja tavoitteelliseen ohjaukseen, mutta hankkeessa on täytynyt mahdollistaa myös mukautuminen muuttuviin tilanteisiin, vaatimuksiin sekä sopivien ratkaisuvaihtoehtojen selvittämiseen matkan varrella tiedon ja ymmärryksen lisääntyessä.

Tarkkoja toimenpiteitä ei ole ollut mielekästä lukita liian varhaisessa vaiheessa. Hankkeelle tavoitteilla ohjaaminen ja yhteinen rytmitys on käytännössä tarkoittanut:

• Korkeakoulujen kanssa yhdessä asetettujen hankkeen ylätason tavoitteista ja tiekartasta johdettuja suunnan ja raamit asettavia vuositavoitteita.
• Vuositavoitteista on johdettu kolmen kuukauden välein tarkemmat kvartaalitavoitteet määrittäen, millä toimenpiteillä sen hetkisen ymmärryksen mukaan tavoitteita kohti voidaan päästä parhaalla mahdollisella tavalla.
• Neljästi vuodessa koko hanke on kokoontunut yhteen suunnittelemaan seuraavan kolmen kuukauden työn kyseiselle kvartaalille asetettujen tavoitteiden pohjalta.
• Kvartaalin edetessä on tiimien yli kokoonnuttu säännöllisesti tarkentamaan suunnitelmia ja ratkomaan etenemisen esteitä.
• Kvartaalin päätteeksi on esitelty saavutuksia suhteessa tavoitteisiin. Lisäksi on tarkasteltu hankkeen ja korkeakoulujen kesken, miten seuraavan kvartaalin tavoitteita on syytä mukauttaa saavutettujen oppien pohjalta ja varmistaa yhteinen eteneminen haluttuun suuntaan.

Lopuksi

Luonnollisesti matkalle on mahtunut useita haasteita ja vääriäkin valintoja, mutta niistä on päästy eteenpäin jatkuvan parantamisen mentaliteetilla – vaikeat asiat vaativat yrityksiä ja erehdyksiä.

Digivisio-hanke on osoittanut, että laaja organisaatioiden välinen yhteistyö voi olla paitsi mahdollista, myös erittäin tuloksellista, kun toimintatapaa ja organisoitumista ohjaavat periaatteet ovat kohdallaan. Organisaatiorajat ylittävä yhteistyö ja yhdessä oppiminen, fokuksen valinta ja keskittyminen arvoa tuottaviin asioihin sekä yhteiselle rytmitykselle ja tavoitteille yhteisen suunnan jatkuva varmistaminen ovat mahdollistaneet aidosti korkeakouluille ja jatkuville oppijoille arvoa tuottavien ratkaisujen aikaan saamisen.