Högskolorna samlar in en mängd information om studier, inklusive studieprestationer, examina, terminsanmälningar och studierättigheter. Informationen behövs inte bara av de lärande själva, utan också av offentliga myndigheter, högskolor, statistiktjänster och många andra aktörer i samhället.
Våren 2023 inledde projektet Digivisio 2030 en förstudie om hur informationsflödena för lärande kan göras mer tillgängliga för olika intressenter, med utgångspunkt i det tidigare arbetet och ett initiativ från undervisnings- och kulturministeriet. Sedan år 2014 har uppgifterna sammanställts av den nationella VIRTA-studieinformationstjänsten, som nu närmar sig slutet av sin livscykel. Dess förnyelse har en stark koppling till den plattform för studiedata som håller på att utvecklas inom projektet Digivisio, ett gemensamt projekt för högskolor.
Förstudien utfördes gemensamt av experter från Digivisio och VIRTA. Den kartlade den nuvarande situationen och intressenternas behov samt beskrev fem alternativ för att ersätta VIRTA-tjänsten.
Utmaningar inkluderar långsam dataöverföring och behov av att lägga till nytt innehåll i tjänsten
VIRTA-studieinformationstjänsten, som ägs av ministeriet och drivs av CSC, innehåller uppgifter om 1,3 miljoner examensstuderande. Tjänsten används flitigt: år 2022 gjordes 56 miljoner sökningar via dess gränssnitt.
VIRTA-data används av ett antal olika organisationer, såsom FPA i sina studiestödslösningar och HRT för att bevilja studentrabatter på resebiljetter. Det används också av högskolor och ministeriet för att stödja förvaltningen. VIRTA är nära kopplat till Utbildningsstyrelsens KOSKI-tjänst, som kombinerar data från olika utbildningsnivåer.
Den nuvarande VIRTA-tjänsten har inte tillräckligt med data för att täcka framtida behov. Det borde till exempel vara möjligt att lägga till beskrivningar av de typer av kompetenser som förvärvas genom studieprestationer. Den nuvarande lösningen är inte heller det bästa sättet att upprätthålla datakvalitet och -konsistens. Tjänsten har till exempel en för lång fördröjning: data kan vara några dagar gamla när de når slutanvändaren. En annan komplikation är att varje gång tjänsten uppdateras, måste hela den historiska datauppsättningen importeras på nytt.
Intressentgrupper erbjuder verktyg för utveckling av ny tjänst
Under våren 2023 samlade förstudiegruppen in intressenternas synpunkter i workshoppar och möten för att stödja förnyandet av tjänsten. I mars genomfördes också en enkät som besvarades av 32 högskolor och 9 dataanvändare.
Intressenterna identifierade flera förbättringspunkter. Till exempel skulle de utbildningar som inte ger studiepoäng kunna ingå i den nya tjänsten. Användningen av begrepp borde harmoniseras och informationens kvalitet garanteras i varje skede. Onödig dataöverföring behöver minimeras och dataöverföringen bör ske i realtid. Det skulle också vara bra att inkludera de högskolor som för närvarande saknas i gruppen.
Fem lösningar att överväga
Förstudiegruppen formulerade fem förslag till lösningar för att ersätta studieinformationstjänsten VIRTA. Gemensamt för dem alla är att Digivisio är med som en ny aktör och att KOSKI får en allt viktigare roll. Två av alternativen hade flest styrkor, och arbetsgruppen rekommenderade att de skulle undersökas ytterligare.
Positiva aspekter representerade förslag 1, som skulle överföra data från Peppi, Sisu och liknande studieinformationssystem inom högskolor till Digivisio-dataplattformen för användning. Därifrån överförs de till KOSKI-tjänsten. Denna lösning är den som mest liknar den nuvarande modellen. Förslag 3 var också lovande. I detta fall skulle studieinformationssystemen föra in data direkt i Digivisio-plattformen, varifrån de skulle överföras till KOSKI-tjänsten. Båda förslagen utnyttjar potentialen i Digivisio och minimerar dataöverföringen. Arbetsgruppen anser att dessa bör undersökas vidare.
De övriga tre förslagen borde dock bedömas kritiskt. Förslag 2 skulle överföra studiedata till Digivisio-plattformen, men KOSKI-tjänsten skulle få en större roll, vilket skulle kunna orsaka problem. Förslag 4 skulle överföra studiedata till en annan plattform än Digivisio och förslag 5 skulle överföra dem direkt till KOSKI. Arbetsgruppen kom fram till att inget av dessa alternativ är i linje med den princip för dataöverföring som antagits av Digivisios generalmöte. De har också andra svagheter, såsom hinder för databehandling.
Uppföljningsarbete pågår redan
Förstudien ger oss ännu inte möjlighet att välja den bästa lösningen för att ersätta VIRTA. I oktober 2023 inledde utbildnings- och kulturministeriet en vidare studie för att undersöka kostnaderna, fördelarna och de rättsliga aspekterna av de olika alternativen mer i detalj.
Arbetet fortsätter ända till juni 2024. Du kan följa dess utveckling i Wiki, och vi kommer också att informera intressenterna om arbetet via e-post. Om du har frågor, kontakta oss: digivisio@csc.fi eller virta@csc.fi.
Kärnteamet för förstudien VIRTA-Digivisio bestod av Aino-Kaisa Ellfolk från CSC:s VIRTA-team och Leena Latva-Rasku och Matti Riihimäki från projektet Digivisio. Arbetet stöddes också av ett projektteam bestående av Minna Pylkkönen, Helena Majamäki och Kimmo Rautio från VIRTA-teamet samt Vilho Kolehmainen och Jorma Korkiakoski från projektet Digivisio.
